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WordCamp Kansai 2014 を終えて


WordCamp Kansai 2014 振り返り

「ブログを書くまでが WordCamp !」ということで、だいぶ遅くなりましたが、先日 WordCamp Kansai 2014 公式サイトにて会計報告を行い、やっと WordCamp Kansai 2014 の実務が全て終わったので、ブログを書きたいと思います。
今後の WordPress イベントの参考になる部分があれば幸いです。

はじめに

今年6月に開催された WordCamp Kansai 2014 では実行委員長をつとめさせて頂きました。実行委員長をするにあたって心にとめていた事が3つあります。

  • WordPress に恩返しを
  • 未来へ繋げる
  • 責難は成事にあらず

メインカンファレンスルームは超満員 WordCamp Kansai 20144 DSC_0945DSC_0773 WordCamp Kansai 2014 Contributor DayWordCamp Kansai 2014

私の WordPress コミュニティとの出会いは2011年のWordCamp Kobe 2011 になります。私はそこに当日スタッフとして参加しました。
それまで WordPress を使ってブログとしてのカスタマイズはしたことがありましたが、コーポレートサイトを作ったことなどはありませんでした。しかし WordCamp Kobe 2011 で WordPress の可能性を知り、私の仕事はWordPress を使っていくものがメインとなっていきました。 と、同時にコミュニティとの関わりも深くなり、2012年にはWordCamp Osaka 2012の副実行委員長、その後 WordBench 大阪のモデレーターをつとめることとなります。人と出会うことは知識が深まることでもあり、私は WordPressコミュニティからたくさんのものをもらいました。

WordBench 大阪では、YATさん、森川さんと一緒にモデレーターをしていたのですが、3人で話し合って「手を動かす」ということをできるだけするように組んでいきました。また新しい人に前に立って話してもらおうとも。具体的にはプラグインやテーマの翻訳を行ったり。プラグインを作って公式ディレクトリに登録する試みを行ったり。そうする中で、大阪だけではなく日本中の以前から貢献されている人たちとのコミュニケーションも深まったと感じています。

WordCampをしたいという気持ちは2012年の大阪が終わった時から持っていたのですが、WordCamp Kobe 2013 に関わった後、次にはWordCamp 大阪ができると良いなという気持ちが強くなりました。
自分の中で WordCamp をするならば1年ぐらい前には声を上げた方が良い(準備期間は1年ぐらいあった方が良い)というのがあり、WordCamp Europe 2013 に参加後、声をかけ始めました。WordCamp Europe に参加することができたのはとても良い経験でした。 大きなことで言えば、そこでコントリビューターデイを経験し、これは日本にもやってみたいと思いました。それはそこまで WordBench 大阪で行っていたことの延長にもあると感じたからです。

実行委員

最初は「関西」ではなく「大阪」で行うつもりだったので、大阪メンバーを中心に声をかけました。Facebook にグループを作り声をかけた人をそこに追加していく形です。大阪メンバーを中心にと言っても、地域的に兵庫や京都のメンバーもいます。そこで WordCamp  Kobe 2013 の実行委員長だった中本さんから、WordCamp 関西という形もできるのではないか?という提案をうけました。 そこで、キックオフ前ミーティングという形で、12人ほど集まり、WordCamp 大阪にするか関西にするか。そもそも WordPress のイベントをするにあたって、WordCamp という形が良いかどうか、ということを話し合いました。 そのミーティングで WordCamp が良い、関西でしようという結論にいたることになります。

関西でするということで、関西地区の各 WordBench のモデレーターさんに改めて声をかけると、快く一緒にWordCampを作ろうというお返事を頂けました。またその時にはまだ WordBench は無かったのですが、和歌山の宮内さんにコントリビューターデイに手を貸して欲しいとお願いしました。

この段階で WordCamp を行いたいと WordCamp Foundation へ申請を出しました。(Organizer Application

また、スタッフに誰でも参加できるようにしたいと思い、ティザーサイトにてスタッフ募集をアナウンスしました。

ミーティングとタスク管理

キックオフミーティングを行い、そこでチーム決めをしました。
コントリビューターデイ含め2日間行いたいこと、有料での開催を考えていること。
また全体としてのテーマについて話し合いました。テーマは、どこを芯とするかというような話し合いでそこから自ずとコピー“知識と経験の灯を分かちあおう”の提案に繋がったように感じています。
GPL の勉強会、WordCampのレギュレーションの説明を実行委員内で行いました。
WordCamp 運営者・スピーカー・スポンサー・ボランティア同意書

ミーティングの頻度は、全体が月1回〜2回。各チームは定例で週1度オンラインミーティングもしくは実際に集まってミーティングをするというものが多かったです。

タスク管理ツールは Redmine を使用しました。特にこだわりがあったわけではなく、オープンソースのイベントだからタスク管理ツールもオープンソースのものを使おうか、という気持ちでした。以前の WordCamp Osaka 2012 では Backlog というタスク管理ツールを使っていました。個人的には使い勝手としては Backlog の方が使いやすかったかな、と感じています。
Backlog の方が使いやすいかなと感じた点は2つで。
ひとつは気に入った投稿に星をつけられるという機能。全員がタスク管理ツールを見るのですがその中のディスカッションでどうしても発言の多い人少ない人が出てきます。発言の少ない人の意見を見るのに星をつけられる機能というのは、個人的には良いと感じています。
もうひとつの Backlog の方がと思った機能は既読が出る点です。発言を読んだ上で反応がないのと、読めていないのでは動きが変わるので。
この2点については、Redmine を使いつつもFacebook にもグループがあり、そちらでフォローしていきました。 ただ、今後 WordCamp をする際に参考になるように、あくまで Redmine に情報を集約して、Facebook はフォローに使う形を心がけました。

スタッフ編成

WordCamp 関西のチーム割りは下記となりました。

  • 実行委員長
  • 副委員長
  • 会計
  • コンテンツ
  • 企画管理
  • 会場
  • 懇親会
  • 広報
  • サイト構築
  • サイトコンテンツ
  • サイトコンテンツクオリティコントロール
  • デザイン
  • 協賛企業
  • 当日スタッフサポート

公式サイトスタッフページ。実行委員50名となりました。
以下、各チームについて。

会場チーム

スケジュール上、会場は最も早く決めなければならないので、一番最初に動き始めました。

  • できればワンフロア(セッションのための移動で階段を使わない/他のイベントとぶつからない)
  • キャパシティ600人〜800人程度 ・各トラックが部屋で分かれている
  • 最低3トラック走らせることができる

という課題で、大阪/兵庫/京都を中心に会場をあたりました。
その中で交通の便が良いところが良いという話もあり、大阪駅に直結しているグランフロント大阪のナレッジキャピタルのワンフロアを使うことになりました。

日本で初めての試みとなったコントリビューターデイの参加者数が予想できなかったので、最初は100人程度の参加者になると考え、2日目は1部屋を借りていたのですが、最終的には200人近い参加者となりチケット発売後もう一部屋借りることとなりました。
また、コントリビューターデイではwifi回線を用意しておきたいということもあって、この部分を会場チームに持って頂いたのですが、開催近くなると当日の配置や搬出搬入の時間ケータリングや取材についてなども細かく会場へ申請が必要だったこともあり、会場とのやりとりも多くなり、負担が大きかったかなと感じています。
会場チームの人数を増やすか回線については別チームを立てても良かったかもしれません。チームの人数も少ない中、こまめに動いてくださいました。

コンテンツチーム

コンテンツチームは、セッション関係の取りまとめを行います。セッションの決定、スピーカーとのやりとり等です。
私からの希望は

  • 「開発者向けトラック」を作りたい。
  • 休憩時間をしっかり取って参加者同士がその間に交流できるようにしたい
  • 各セッションの最後に質疑応答の時間を取って欲しい
  • 公募枠を取りたい

というものがありました。
大枠の話としては、走るトラックは3ライン。各セッションの時間は長過ぎもせず、話の紹介だけに終わらぬように短すぎもせず、質疑応答の時間も考えて45分という時間にしました。

スピーカーは WordCamp では「地域のスピーカーが8割が望ましい」という目標があります。また他にも選出の基準はあるのですが( WordCamp Japan /スピーカーの選出
今回の WordCamp ではそれと別に内部基準として

  • WordCampに登壇したことの無い新しいスピーカーを地域から選出する
  • WordCamp の登壇が初めてではないスピーカーは貢献者である人を優先する

というものを設けました。

また今回は基調講演に、WordPress の共同創始者である Matt氏に来て頂くことができたのですが、これは幸運で。最初にビデオメッセージを頂けないかと打診したところ、そのタイミングだったら行けるかもしれないということでアジアツアーの中に組み込んで頂けました。

スピーカーさんとのやりとりは、メールと Facebook グループとで行いました。またリハーサルも行い参加できるスピーカーさんには参加して頂いたり。参加できなかったスピーカーさんにはセッションスライドを先に提出して頂いて、内容についての確認とディスカッションを行ったりしました。

WordCamp Kansai 20144motoyama-27motoyama-49WordCamp Kansai 20144

と、同時にコンテンツチームにはコントリビューターデイの取り仕切りも持って頂いていて。世話役の方への連絡や、当日のタイムスケジュール決めなども行いました。 WordCamp はセッションに、その WordCamp の伝えたいことが一番見えると思っています。コンテンツチームのみんなは、スケジュールに追われる中、最後まで話し合いを続け、こまやかな気遣いをもって Wordcamp Kansai 2014 を作っていってくれたと思っています。

デザインチーム

WordCamp Kansai 2014 のビジュアル全般を受け持って頂きました。サイトのイメージから、パンフレット、Tシャツ、ネームプレート、などなど。 
デザインチームとは、使ったイラストやロゴも全て 100%GPL にしたいという話をしました。それによって使いたいシンボルが使えずやり直しが必要になるなど苦労もありました。デザインチームは3人だったのですが、3人とも振り返りブログを書いてくださっており、そちらがとても詳しいです。

また紙ものや企画系のデザインはぎりぎりのスケジュールの中動いて頂くことになり、色々と苦労をかけました。
苦労をかけたといえば、ネームカードに参加者さんの名前とグラバターを入れようという試みを行って。その際こちらを参考にしたのですが、InDesign に csv をインポートした際に日本語が文字化けしてしまうということが一部起こり、ぎりぎりまでドキドキしました。最終的に無事全て刷ることができて良かったです。(解消してくださった金子さんありがとうございました。) motoyama-4

とても満足のいく WordCamp Kansai 2014 の顔となるデザインを仕上げてくださったと思っています。

サイト構築/サイトコンテンツ/サイトコンテンツクオリティコントロール

「サイト」とつくチームが3つありました。

  • サイト構築—デザインチームからのメインビジュアルを受けてサイトとしてのデザインを制作し、コーディング等を行いサイトを構築する
  • サイトコンテンツ—サイトに入るページの内容を制作する。(ライティング)

まず、分業体制として上記2つのチームに分けました。サイトについては、これにプラスしてブログについては広報チームが各チームへの割り振りも含めて担当しました。 その上でサイトコンテンツクオリティコントロールは、ページの内容やブログの内容などのクオリティアップのためにチームを横断して動くということを行っていました。
サイト構築については、WordCamp のサイトは、wordcamp.org から切り分けられたサイト構成となっており、テーマなどを自由にカスタマイズすることができません。いくつかのインストールされている規定のテーマに対して、プラグインの Jetpack の機能である Custom CSS でカスタマイズしていきます。
また、スピーカーの登録やチケットシステム(camptix)、オーガナイザーページも独自の機能があり、それを読み解きながら構築していくことになります。
サイトのカスタマイズについてはサイト構築チームの小原さんが詳しくブログ(http://mellowchanter.info/web/wordpress/join-wordcamp-kansai-2014-01/)に書いてくださっています。
この、スピーカーの登録やオーガナイザーの登録、またチケットシステムもWordCampサイトに用意されていたものを使いました。
これによって、スピーカーやオーガナイザーは、wordpress.org のプロフィールページにバッジがつくことになります。(例として私のプロフィールページにリンクをはりました。右上のアイコンがバッジです。)

またスピーカー、オーガナイザー、参加者の人数が WordCamp Foundation でカウントできるようになり、世界中のWordCampに関わった人数の統計に役立ちます。

(サイト構築のショートコードなどはplan.wordcamp.orgサイト内のFirst Step>Web Presence>Setting up Your WordCamp Theme>Shortcode Embedsにあるのですが、英語なので徐々にこれも日本語翻訳していけたらいいな、と思っています)

サイトコンテンツチームには、概要の英語ページの作成などもお願いしました。英語からの日本語翻訳も色んな場面であると良いなと思うのですが、日本で行っていることを海外にも届けたいという気持ちからでした。
英語ページの効果か、海外からも参加についてなどの問い合わせがありました。 また一通りサイトの情報が落ちついた後は、会場で配るパンフレットの原稿もサイトコンテンツチームにお願いしました。

企画管理

企画管理チームは、アンカンファレンスの提案や、タペストリーなど会場の雰囲気作り、ネームカード裏にあったクイズ企画、参加者さんの満足度を上げるための仕掛けを担当しました。
motoyama-74WordCamp Kansai 20144WordCamp Kansai 20144WordCamp Kansai2014
パンフレットを入れるためのトートバッグやクリアファイル、わぷーシールなども企画チームが予算を調べ提案し、デザインチームへデザインをお願いするというフローで作っていきました。スタッフTシャツも企画チーム担当でした。多岐にわたるため戸惑いもあったと思いますが、チームひとりひとりの細やかな気遣いが生きた形になっていたと思います。
企画管理チーム高井さんの振り返りブログ http://shinchaya.com/road-to-wordcamp-nara/244/

懇親会

懇親会チームには、そのチーム名通り懇親会を担当してもらいました。立地、予算感にあわせて、人数感にあわせて会場を選び、WordCampに参加した人が懇親会でも楽しんでもらえるように懇親会内での催しをうけもってくださいました。
今回は遠方から来られる方も多いし、できるだけ懇親会で受け入れて交流をもってもらいたいということで300人規模の会となりました。これだけで十分ひとつのイベントとなる規模です。 その中でいかに参加者さんに懇親会でもWordPressを楽しんで頂くかということを考えて、LT(ライトニングトーク)企画や、わぷークッキー、わぷーを身につけている人へのプレゼント企画など計画してくれました。
WordCamp Kansai 20144 デザインチームのタスクを増やさぬよう、懇親会チームで懇親会用チラシなども作成していました。
300人という人数を受け入れようと考え、それができる会場を探すだけでも大変だったと思います。レセプションパーティーと名づけられた懇親会は、WordPressコミュニティの熱さを感じられる夜だったと思います。

広報

事前のポスターやチラシの作成。Twitter や Facebook ページでの情報発信。サイト内のブログの管理を受け持っていました。
チケットを有料にしたので、広報チームにはプレッシャーがかかることはわかっていて、広報はチームの人数が多かった分、とりまとめも大変だったと思います。苦労をかけているなあと思いつつ、チケットは枚数だけれど、その先には参加者さん一人一人がいるので、残り枚数を気にするのではなく、どんな WordCamp をしようとしているのか内容を伝えようとお願いしました。

サイトクオリティコントロールチームの助けもあり、セッション一つ一つの紹介文を書いたり。またそれとは別に Twitter など SNS での問い合わせにも対応したりと、作業量も多いのに気を遣わなければいけないというハードルをチームでクリアしていってくれました。
広報リーダーだった大野さんの振り返り記事です。 http://25egg.com/blog/report/wordcamp-kansai-2014/

WordCamp Kansai 2014WordCamp Kansai2014

当日はTwitterでの情報発信と、スタッフルームでの案内役をしてくれていました。

先日、Twitterで、WordCamp Kansai 2014 炎わぷーから、WordCamp Kansai 2015 わぷーへと引き継ぎが無事終わりました。なんだか心の底からおつかれさまと、ほっとした気持ちでいっぱいになりました。

協賛企業

協賛企業チームは協賛企業(スポンサー)さんへの、協賛のお願いや、協賛に際してのやりとりを受け持っています。WordCamp は WordPress コミュニティを代表しているイベントなので、WordPress のコミュニティルールを理解し、それを促進しようとしています。100%GPL をはじめとして WordCamp のレギュレーションについて、協賛企業さんへもそういったお願いや説明をしたりすることもあります。重要な部分なので実行委員長として私が受け持つこともありましたが、多くの部分を協賛企業チームが理解してサポートしてくれていました。
通常のイベントの「スポンサー」のニュアンスよりも、WordPress コミュニティを支える「サポーター」としての役割を求められる協賛企業。実際、スポンサーして頂かなければ WordCamp を行うことはできないです。 では共に成長する糧としてWordCamp 側が何を提供できるかというと、

  • WordCamp の価値を上げ、WordCamp を応援している企業の価値を上げる
  • WordPress に関わっている企業として参加者さんに情報を知ってもらう

という2つのことかと個人的に思っています。 各スポンサーブースが賑わっていたようで、良かったと思いつつも、WordCamp として工夫できることは考え続けていけると良いなと考えています。

当日スタッフサポート

WordCamp Kansai 2014 のスタッフは大きく2種類に分かれています。今まであげてきたようなチームに入って準備期間を作業をする「実行委員」と、当日のみお手伝いしてくださる「当日スタッフ」とです。
それぞれの事情で、事前からがっつり作業するのは無理だけど手伝いたいと声をあげてくださった方に当日スタッフをお願いしたりしています。
当日お願いする方には、作業分担などを先に決めておかなければいけません。それは当日のスタッフだけではなく、実行委員も含め当日どんな役割で動くか、またそれをスムーズにできるように下準備をするのが当日スタッフサポートチームでした。
当日スタッフサポートチームこざるさんの振り返りブログ http://kozaru.me/2014/06/1554/
また当日スタッフのサポートだけではなく、受付や誘導のフロー、会場への搬入搬出の準備、会場チームの手が足りない部分のフォロー、wordpress.tv にアップする用の各セッションの録画も受け持って頂きました。司会の台本づくりなど、私が思っていなかったところまで細やかにフォローしてくれて、おかげで大きなトラブルも無く当日を無事終えることができました。

会計

会計は、予算の組み立てや請求書の発行、最終のチェックなどは私が行い。今回チケットの販売にあたってオンライン決済だけではなく銀行振り込みでの決済も行ったので、そちらのやりとりや、スタッフ内での立て替えが発生した場合の支払いなどを会計チームに動いて頂きました。
会計チームは専任ではなく、他チームとの兼任でした。気を遣う部分を丁寧に受け持ってくださいました。
今回の WordCamp ではオープンソースらしく会計の透明化を目指し、初期には予算案のアナウンスを行い、最後には無事会計報告までできて良かったです。

以上が、ざっとですが各チームについてでした。

最後に

とにかく、メンバーに恵まれた WordCamp でした。毎週深夜までに至るオンラインミーティング。個人的な反省点としては、細かく口を出しすぎて窮屈な思いをさせてしまったのではないかなと。もっともっとみんなに任せるということを覚えなければいけないな、という所です。
最初に、自分と WordPress の出会いを書いたのですが、私は WordPress と出会ってたくさんのものを得てきました。人との出会い、仕事、オープンソースに関わるという考え方。それは自分の人生を少し豊かにしてくれていると思っています。
なので、その分の恩返しを。
実行委員としてWordCampに関わるということは、深くWordPressを知るチャンスを得ているということだと思います。

WordCamp Kansai 2014 スタッフ IMG_5692

今回はたくさんの方がブログを書いてくださいました。この反響もとても嬉しく思っています。

届けることはいつも容易ではなくて、この記事もまだ言葉が足りないのではないかと不安になったり、反対に冗長すぎるかもと思ったりもします。

WordCamp Kansai 2015 が動き始めています。続いていくというのはとても嬉しいものですね。また違う新しい WordCamp を楽しみに。私も参加しサポートしていきます。ぜひ、皆さまもわくわくしながら新しい WordCamp Kansai 2015 を見守ってください。

一緒に WordCamp Kansai 2014 を作ってくれた実行委員のみんなに深い感謝を。私はみんなと WordCamp が作れて良かったと心の底から思っています。ありがとう。
私のわがままで、どうしても最後、参加者さんの前でみんなで挨拶をしたくて。みんなで記念撮影の時間より、その時のリアルを優先してごめんね。

スピーカーさん、世話役さん、協賛企業さん、参加者さん、そしてスタッフ。全員で作った WordCamp だったと感じています。

それから個人的に。WordCamp をするというのはどうしても多くの時間を割くことになり。それを許して支えてくれた家族に感謝を。WordPress コミュニティが、子連れでもサラリーマンでも関わっていけるコミュニティであるといいなと思っているし、そう作っていけたらと思っています。

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(各写真は、こちらから+Odysseyさんより。最後の2枚は自分撮影)

これからもよろしくお願いします!


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